FAQ – Publikationserfassung

Aufbau und Nutzung der Liste Publications
Automatisierte Datenübernahme aus bibliographischen Fachdatenbanken
Manuelle Eingabe und Import von Publikationseinträgen
Zuordnung zu Organisationseinheiten

Aufbau und Nutzung der Liste Publications

Mit Hilfe der Vorschlagsliste können Sie Publikationen, die auf Basis der namensbasierten Sucheinstellungen Ihrer Person zugeordnet wurden, annehmen (claim) oder ablehnen (reject). Daraufhin wandern die Publikationen entweder auf Ihre ‚Claimed'-Liste oder auf Ihre ‚Rejected'-Liste. Es besteht die Möglichkeit, Ihre Vorschlagsliste zu bereinigen, falls Ihnen aufgrund der namensbasierten Sucheinstellungen viele Publikationen angezeigt werden, die nicht zu Ihrer Person gehören. Publikationen, die bereits im System aus anderen Datenbanken gefunden wurden, erscheinen jedoch immer wieder automatisch auf Ihrer Liste. Um die Publikationen bei einer erneuten Suche nicht wieder anzeigen zu lassen, nutzen SIe die Möglichkeit der Verschiebung in die 'Rejected'-Liste.

Klicken Sie auf der Startseite auf “Publications”. Es erscheint die Seite “My publications”. Dort können Sie, sobald Sie die Publikationssuche in den ausgewählten Datenbanken über “Run my searches” gestartet haben oder ein automatisiertes Update durchgeführt wurde, die gefundenen Publikationen auf Ihrer Vorschlagsliste “Pending list” einsehen. Wenn Sie Publikationen bestätigen wollen, wählen Sie die entsprechende Publikation aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “Claim”. Mit “Reject” können Sie Publikationen ablehnen. Bestätigte Publikationen erscheinen in der 'Claimed'-Liste. Abgelehnte Publikationen erscheinen in der 'Rejected'-Liste und werden Ihnen bei einem erneuten Suchdurchlauf nicht mehr vorgeschlagen. 

Um die bibliografischen Daten einzelner Publikationen entsprechend Ihrem persönlichen Bedarf anzupassen, können Sie diese editieren. Rufen Sie hierzu Ihre Publikationsliste auf und klicken Sie auf den betreffenden Titel. In den unter „Data Sources" angezeigten Eintrag finden Sie rechts den Button „edit record". Die von Ihnen angepassten Einträge werden gespeichert und nicht durch Updates oder Änderungen anderer Nutzer überschrieben. 

Die Publikationsdaten von einer externen bibliographischen Datenbank wie Google Books können nicht editiert werden. Daher ist es nötig, einen manuellen Eintrag zu erstellen, falls Sie mit den bibliographischen Daten nicht zufrieden sein sollten. Diesen können Sie schließlich Ihren Bedürfnissen anpassen. Befolgen Sie dafür folgende Schritte:

  1. Rufen Sie hierzu Ihre Publikationsliste auf und wählen Sie den betreffenden Titel aus, indem Sie diesen anklicken. In der unter “Data sources” angezeigten Interaktionsfläche können Sie mit “Add manual record” einen neuen Eintrag erstellen.
  2. Die Daten können Sie nun im folgenden Eingabefenster (“edit”) entsprechend Ihren Wünschen anpassen.
  3. Damit der neue Eintrag in Publikationslisten übernommen oder für andere Nutzer:innen sichtbar gemacht werden kann, klicken Sie hierzu auf den Stern im Titelbereich, um die Publikation als Favorit zu markieren.
Wenn Sie bei Ihren Einstellungen eine eindeutige Forscher-ID eintragen, kann das System die Vorschlagsliste überspringen und Ihrem Profil automatisiert Publikationen zuordnen. Hierfür müssen Sie folgende Einstellung vornehmen:

Öffnen Sie das Dropdown-Menü. Im folgenden Fenster wählen Sie unter “My Profile” → “Settings” → “Automatic claiming” aus. Dort werden Ihnen Autoren-IDs (wie bspw. ORCID, ResearcherID, Scopus ID, E-Mail-Adressen) vorgeschlagen, welche aus Ihren namensbasierten Sucheinstellungen ermittelt werden. Nachdem Sie Ihre IDs akzeptiert haben, wird Gutenberg Research Elements automatisiert in den externen bibliographischen Datenbanken die - zu Ihrer Forscher-ID passenden - Publikationen identifizieren und in Ihre 'Claimed'-Liste übertragen. Voraussetzung ist, dass den Publikationen in den Datenbanken eine Forscher-ID zugeordnet ist.

Sollten Sie nach dem Abschluss Ihrer persönlichen Sucheinstellungen keine Publikationen auf Ihrer Pending-Liste vorfinden, kontaktieren Sie bitte den Support: researchelements@uni-mainz.de.

 

Automatisierte Datenübernahme aus bibliographischen Fachdatenbanken

 

Informationen zu Publikationen können automatisiert über verschiedene Schnittstellen zu externen bibliografischen Datenbanken, z.B. Web of Science, Europe PubMed Central, MLA, ORCID, etc. in Gutenberg Research Elements integriert werden. Darüber hinaus werden die Informationen aus der ehemaligen Hochschulbibliographie sowie den Repositorien der JGU übernommen. Zusätzlich haben Forschende die Möglichkeit, Publikationsangaben anhand von Eingabemasken selbst in das System einzutragen oder Daten aus Literaturverwaltungsprogrammen (Bibtex, Endnote) zu importieren.

Bei Gutenberg Open Science handelt es sich um das Open-Access-Repository der Johannes Gutenberg-Universität und die digitale Publikationserfassung von Abschlussarbeiten, welche auf diese Weise für Wissenschaftler:innen weltweit sichtbar gemacht werden. Gutenberg Open Science löste die beiden Vorgängersysteme Gutenberg Open und Gutenberg Qualify ab, deren gespeicherte Publikationsdaten in Gutenberg Research Elements synchronisiert sind.

Eine automatische Synchronisierung der Publikationsdaten erfolgt regelmäßig auf Gutenberg Research Elements. Dieser Vorgang kann zu leichten Unterschieden der in Gutenberg Research Elements dargestellten Publikationsdaten führen, da hier ein anderes Metadatenschema vorliegt. Die überführten Publikationsinformationen werden bei Übernahme von Gutenberg Open Science in dem Metadatenschema auf Gutenberg Research Elements abgebildet. Unter „Data Sources“ sind die Daten der ehemaligen Universitätsbibliographie (Metadata.UB) sowie diejenigen von Gutenberg Open Science (Openscience.UB) abgebildet. Unter „Full text“ in dem Reiter „Open Science UB“ sind die Volltexte der Publikationen zu finden (falls mit einer "1" gekennzeichnet).

Es ist sinnvoll, nur solche Datenbanken zu aktivieren, in denen auch Publikationsnachweise zu erwarten sind. Nutzer:innen können überdies Datenquellen bei den automatisierten Suchen für die Pending-Liste deaktivieren. Eine Anleitung hierfür können Sie im anschließenden FAQ "Welche Einstellungen muss ich vornehmen, um bestimmte Datenquellen in meiner Pending-Liste zu aktivieren/deaktivieren?" einsehen.

Gutenberg Research Elements bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Datenquellen in Ihrer Pending-Liste zu aktivieren und zu deaktivieren. Diese Selektion ist sinnvoll, da Ihnen sonst aufgrund von Namensgleichheiten nicht die von Ihnen verfassten Publikationen zugeordnet werden könnten. Folglich sollten nur solche Datenbanken aktiviert werden, in denen Ihre oder Ihrem Fachgebiet entsprechende Publikationsnachweise zu erwarten sind.

Systemweit sind per Voreinstellung folgende Datenquellen aktiviert: METADATA.UB und OPENSCIENCE.UB. Informationen zu diesen Datenquellen finden Sie bei den entsprechenden FAQ-Einträgen.

Um Datenquellen zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Im Dropdown-Menü wählen Sie “My Profile” → “Settings”. Klicken Sie auf “Name-based Search”.
  2. Dort können Sie die Datenquellen im unteren Eingabefeld sowohl hinzufügen als auch entfernen, indem Sie unter “Search by Name” ein Kreuz im Kästchen setzen oder dieses entfernen.
  3. Zudem können Sie auswählen, ob der “Simple Mode” oder der “Advanced Mode” angewendet werden soll. Während der Simple Mode mit den Voreinstellungen des Systems arbeitet, kann man im „Advanced mode“ die Suche modifizieren. Klicken Sie hierfür den herab zeigenden Pfeil neben der Datenquelle an, um die Suchbedingungen zu verändern. Im freien Feld, welches Ihnen nun angezeigt wird, können Sie die gewünschten Stichworte eintragen. Beachten Sie, dass der „Advanced mode“ nicht für alle Datenquellen vorhanden ist.
Wenn Sie sehen, dass sich in Ihrer Pending-Liste viele Publikationen befinden, die Ihnen zwar Autoren Ihres Namens oder einem Ihrer Namen vorschlagen, dann sollten Sie unter „My Profile“ → „Settings“ → „Name-based search“ Ihre Sucheinstellungen anpassen. In der „Name-based search“ gibt es dafür folgende Möglichkeiten: Sie können Varianten Ihres Namens entfernen, ebenso können Sie eine genauere Adresse angeben z.B. neben der Stadt noch die der Universität. Weiterhin können Sie die Suche auf ein Startdatum, Keywords, Journals oder bestimmte IDs bestimmter Datenbanken einschränken. Es wird empfohlen, die Datenquellen zu deaktivieren, die für Sie und Ihren Forschungsbereich nicht relevant sind. Hierfür entfernen Sie den Haken in dem Kästchen „Search by name“.

Die namensbasierte Suche ist eine Suchfunktion in Gutenberg Research Elements, die es Ihnen gestattet Publikationen nach einem bestimmten Namen (vorzugsweise Ihrem eigenen) ausgewählten Datenquellen zu filtern, um diese Publikationen schließlich für sich zu beanspruchen und somit zu erfassen.

Um die Sucheinstellungen zu konfigurieren, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

    1. Geben Sie in das Feld „Name variants“ den Namen ein, nach dem gesucht werden soll. Hierbei können mehrere Namen oder Namensvarianten eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie bei der Eingabe mit dem Nachnamen beginnen und nach einem Komma den Vornamen oder den Anfangsbuchstaben des Vornamens schreiben.
    2. Geben Sie unter „Adresses“ die zugehörige Institution zu dem Namen in das Feld ein.
    3. Dann fügen Sie weitere ergänzende Suchinformationen hinzu. Diese sind das Startdatum, wann die gewünschten Ergebnisse veröffentlicht wurden, Keywords und Journals, in denen gesucht werden soll. Das Startdatum geben Sie in den Formaten „14 Mar 2001 (dd MMM yyyy)“, „Mar 2001 (MMM yyyy)“ oder „2001 (yyyy)“ an.
    4. Sie können zudem eine Article ID angeben und dann die Online-Datenbank, in der diese gesucht werden soll.
    5. Nun sehen Sie eine Liste der Datenquellen, die in Gutenberg Research Elements durchsucht werden. Hier gibt es verschiedene Suchmodi, die teilweise gleichzeitig, teilweise aber auch im Wechsel aktiviert werden können.

Es gibt in der Liste der Datenquellen vier unterschiedliche Suchmodi:„Search by name“, „Simple mode“, „Advanced mode“ und „Use default search terms”.

Im Suchmodus “Search by name” werden die externen Datenquellen nach dem oder den angegebenen Namen durchsucht. Wenn eine Suche nach dem Namen durchgeführt wird, kann gleichzeitig auch die Option „Use default search terms“ aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, werden die voreingestellten Suchterme verwendet.

Es kann entweder im „Simple mode“ oder im „Advanced Mode“ gesucht werden. Im „Simple Mode“ wird nach Namen gesucht und die Suchbegriffe Namen, Adresse, Startdatum, Keywords und Article ID verwendet. In der Datenbank arXiv kann noch die „Subject Category“ zur Suche ausgewählt werden. Wird im „Advanced Mode“ gesucht, muss der Nutzer aktiv Suchbegriffe oder einen Suchtext in ein Suchfeld eingeben. Hierfür ist es u.a. bei ArXiv notwendig, die für die Querys vorgesehenen Prefixes selbst zu erstellen (mehr Informationen hierzu finden Sie unter: arXiv API User's Manual | arXiv e-print repository. Wird dies jedoch nicht getan und der „Advanced Mode“ ist ausgewählt, bleibt die Suche ergebnislos.

Auf die Datenbanken PubMed (Advanced Search Results - PubMed (nih.gov)) und WebofScience (Advanced Search Field Tags (clarivate.com)) trifft diese Herangehensweise ebenfalls zu.

Das System führt eine namensbezogene Suche in den externen bibliografischen Datenbanken durch, um eine persönliche Vorschlagsliste (Pending List) zu erstellen. Hierfür müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  1. Namensangaben bearbeiten: Ihr Name wird bei den Sucheinstellungen automatisch gesetzt (i.d.R. durch Nachname, Vorname). Um die Sucheinstellungen zu erweitern, klicken Sie im Dropdown-Menü unter “My Profile” → “Settings” auf “Name based Search. Unter “Name based Search Terms” können Sie Namensvariationen (bspw. Nachname, Initialen) oder Adressoptionen (bspw. Mainz) über “+” (hinzufügen) und “x” (entfernen) Symbole vergeben und Ihre Einstellungen anschließend mit “save” speichern. Eine Einschränkung über die Adressoptionen (“Adresses”) erweist sich als besonders hilfreich, wenn über Ihren Namen viele Einträge in den bibliographischen Datenbanken gefunden werden, welche nicht zu Ihrer Person gehören.
  2. Datenbanken auswählen: Im Menü unter “My Profile” → “Settings” → “Name based Search” finden Sie die entsprechenden Einstellungsoptionen unter “Source-specific name-based search terms”. Dort können Sie die gewünschte externen Datenbank auswählen und Ihre Einstellungen mit “save” speichern.
Die ORCID ist ein eindeutiger digitaler Identifier für Forschende (Forscher-ID), mit dem Sie fehlerhafte Zuordnungen von Publikationen bei Namensgleichheiten vermeiden können. Eine ORCID erhalten Sie, indem Sie sich unter https://orcid.org/ registrieren. Bei ORCID können Sie auch ein persönliches Forscherprofil veröffentlichen und Ihre Publikationsliste hinterlegen.

Sobald vorhanden, kann die ORCID für die Suche in externen bibliografischen Datenbanken herangezogen werden, siehe hierzu auch die Frage „Kann ich die Vorschlagsliste (Pending list) überspringen und Publikationen aus externen bibliografischen Datenbanken automatisch claimen?".

Zusätzlich werden Ihre bei ORCID unter „Works" erfassten Publikationsdaten als sekundäre Datenquelle genutzt. Das bedeutet: Einträge, die Sie in Ihrer Publikationsliste in ORCID mit einem DOI erfasst haben, werden automatisch auf Ihre ‚Claimed'-Liste übernommen. Dies gilt allerdings nur für Einträge, deren DOI in einer der externen bibliografischen Datenbanken gefunden werden. Bleibt die Suche nach einem bei ORCID hinterlegten DOI-Eintrag in den externen bibliografischen Datenbanken ergebnislos, findet keine automatische Zuordnung dieser Publikation auf Ihre ‚Claimed'-Liste statt.

Vor der Einführung von Gutenberg Research Elements lagen Publikationsinformationen in vielen verschiedenen Anwendungen verteilt und separat strukturiert vor. Eine dieser Anwendungen stellt die ehemalige Universitätsbibliographie dar, welche ab 2006 in Betrieb war. Nach der im August 2020 begonnenen Überführung der Publikationsdaten in Gutenberg Research Elements wurde sie abgeschaltet, da dieses im Gegensatz zur ehemaligen Universitätsbibliographie ein umfassenderes Publikationsmanagement bietet.

Gutenberg Research Elements fügt über eine automatische Synchronisierung die Publikationen aus der Universitätsbibliographie, bei denen Sie als Autor:in aufgeführt sind, ihrer Pending-Liste hinzu, ohne, dass sie manuelle Suchläufe starten müssen. Danach müssen Sie diese Publikationen lediglich über die "Claim as mine"-Funktion auf der Pending-Liste Ihrer Publikationsliste hinzufügen.

Für alle Publikationen, bei denen Sie als Herausgeber:in aufgeführt sind, müssen Sie die betreffenden Publikationen manuell hinzufügen:

  1. Suchen Sie die betreffenden Publikationen, indem Sie im Dropdown-Menü “Reporting” → “Search” → “System Search” auswählen. Geben Sie nun den Titel der gewünschten Publikation im Suchfeld ein.
  2. Rufen Sie die Detailseite der Publikation auf. Scrollen Sie bis zum Feld “Links” runter. 
  3. Tragen Sie im Suchfeld Ihren Namen (Nachname, Vorname) ein. Darunter erscheinen zwei Dropdown-Felder mit “Name” und “Relationship”.
  4. Stellen Sie sicher, dass im ersten Feld Ihr Name steht und wählen Sie anschließend unter “Relationship” die Option “Editor of” aus. Klicken Sie auf das “+”-Symbol rechts daneben, um den Vorgang abzuschließen.

Für den Fall, dass Sie eine bestimmte Publikation aus der ehemaligen Universitätsbibliographie suchen, wählen Sie im Menü “Reporting” → “Search” → “System Search” aus, und geben dort den Titel der gewünschten Publikation ein. Eine Suche über die Publikations-ID unter “My Profile” → “Settings” → “Name based Search” ist für Einträge aus der Universitätsbibliographie nicht vorgesehen.

Es finden regelmäßige Updates statt, die dafür sorgen, dass die bereits integrierten Informationen aus ausgewählten externen bibliografischen Datenbanken automatisch aktualisiert werden. Der genaue Zeitpunkt kann je nach Datenbank variieren. Sollten Sie nach einigen Wochen immer noch feststellen, dass neue Einträge in der externen Datenquelle nicht gefunden werden oder ein bereits zugeordneter Eintrag von den Informationen in der Primärdatenbank abweicht, kontaktieren Sie uns gerne.

Bei Gutenberg Open Science handelt es sich um das Open-Access-Repository der Johannes Gutenberg-Universität und die digitale Publikationserfassung von Dissertationen, welche auf diese Weise weltweit sichtbar gemacht werden. Das Repository steht in Gutenberg Research Elements als Datenquelle mit der Bezeichnung OPENSCIENCE.UB zur Verfügung.

Gutenberg Research Elements verfügt über eine automatische Synchronisierung dieser Datenquelle. Diese Synchronisation kann zu leichten Unterschieden in der Darstellung der Publikationsdaten führen, da die Publikationsdaten bei der Übernahme in ein anderes Metadatenschema transformiert werden müssen.

Publikationen, bei denen Sie als Autor:in aufgeführt sind, werden ihrer Pending-Liste hinzugefügt, ohne dass sie manuelle Suchläufe starten müssen. Danach müssen Sie diese Publikationen lediglich noch über die "Claim as mine"-Funktion Ihrer Publikationsliste hinzufügen.

Für alle Publikationen, bei denen Sie als Herausgeber:in aufgeführt sind, müssen Sie die betreffenden Publikationen manuell zu Ihrer Liste hinzufügen: 

  1. Suchen Sie die betreffenden Publikationen, indem Sie im Dropdown-Menü “Reporting” → “Search” → “System Search” auswählen. Geben Sie nun den Titel der gewünschten Publikation im Suchfeld ein.
  2. Rufen Sie die Detailseite der Publikation auf. Scrollen Sie bis zum Feld “Links” runter.
  3. Tragen Sie im Suchfeld Ihren Namen (Nachname, Vorname) ein. Darunter erscheinen zwei Dropdown-Felder mit “Name” und “Relationship”.
  4. Stellen Sie sicher, dass im ersten Feld Ihr Name steht und wählen Sie anschließend unter “Relationship” die Option “Editor of” aus. Klicken Sie auf das “+”-Symbol rechts daneben, um den Vorgang abzuschließen.

Für den Fall, dass Sie eine bestimmte Publikation aus dem Repository suchen, wählen Sie im Menü “Reporting” → “Search” → “System Search” aus, und geben dort den Titel der gewünschten Publikation ein. Eine Suche über die Publikations-ID unter “My Profile” → “Settings” → “Name based Search” ist für Einträge aus dem Repository nicht vorgesehen.

Index Theologicus

Über die Suchfunktion, speziell die Verfassersuche, oder analog entsprechende Einstellungen in Ihrem Benutzerkonto können Sie eine Liste Ihrer Publikationen auf der Webseite des Index aufrufen. Sie können nun einzelne Publikationseinträge oder die Liste als Ganzes für den Export über das Setzen der entsprechenden Häkchen auf der linken Seite der Übersicht auswählen. Anschließend klicken Sie auf "Export" im oberen Anzeigebereich und wählen im sich öffnenden Popup-Fenster unter Medienart folgende Option aus:

RIS (Citavi, Zotero, etc.).

Danach bestätigen Sie durch Klicken auf "Export" in dem Fenster und sie erhalten nach Abschluss des Exportvorgangs eine Datei im .ris-Format, die sie abspeichern und für den anschließenden Import in Gutenberg Research Elements verwenden können. Details zum Importvorgang finden Sie im FAQ unten zur Frage "Wie können Publikationen importiert werden?".

Index Religiosus

Über die Suchfunktion, speziell die Verfassersuche, oder analog entsprechende Einstellungen in Ihrem Benutzerkonto können Sie eine Liste Ihrer Publikationen auf der Webseite des Index aufrufen. Sie können nun einzelne Publikationseinträge oder die Liste als Ganzes für den Export über das Setzen der entsprechenden Häkchen auf der linken Seite der Übersicht auswählen. Anschließend klicken Sie auf "Export" im oberen rechten Anzeigebereich, wodurch Sie zur entsprechenden Exportseite weitergeleitet werden. Dort wählen Sie unter den verfügbaren Dateiformaten für den Export bitte folgende Option aus:

.ris –Research Information Systems Format.

Bestätigen Sie durch Klicken auf "Export"  und erhalten Sie nach Abschluss des Exportvorgangs eine Datei im .ris-Format, die Sie abspeichern und für den anschließenden Import in Gutenberg Research Elements verwenden können. Details zum Importvorgang finden Sie im nachstehdenden FAQ zu der Frage "Wie können Publikationen importiert werden?".

Im Dropdown-Menü können Sie unter “Tools” → “Import Publications” bibliographische Daten zu neuen Publikationen im BibTeX-Format (*.bib) oder im RIS-Format (*.ris) hochladen. Diese können bspw. aus einer externen Datenbank oder auch aus den Literaturverwaltungsprogrammen Citavi oder Endnote exportiert werden. Nach Auswahl und Upload der Importdaten können Sie unter “Records to import” eine Vorschau aufrufen und für jeden Titel entscheiden, wie Sie mit diesem Eintrag weiter verfahren möchten. Sie haben vier Möglichkeiten:

  1. Wählen Sie "Just add link", um Ihr Profil mit dem Eintrag zu verlinken.
  2. Wählen Sie "Import as new", um einen neuen Publikationseintrag zu erstellen.
  3. Wählen Sie "Overwrite existing", um den manuellen Eintrag in der bereits existierenden Publikation zu überschreiben. Wurde Ihr Profil noch nicht mit der Publikation verlinkt, wird ein Link erstellt.
  4. Wählen Sie "Skip this record", um diesen Eintrag zu ignorieren.

"Overwrite existing" sowie "Skip this record" werden nur bei dem doppelten Erfassen einer Publikation wählbar.

Preprints sind Vorabversionen oder Manuskriptfassungen von wissenschaftlichen Publikationen, insbesondere Zeitschriftenartikeln, die der (Fach-)öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. In der Regel handelt es sich um noch nicht begutachtete Versionen, deren Veröffentlichung vor allem dem beschleunigten Austausch von Forschungsergebnissen dient. Preprints werden frei zugänglich auf Preprint-Servern veröffentlicht – wie z. B. ArXiv.

ArXiv ist ein kostenloser Distributionsdienst und ein Open-Access-Archiv für wissenschaftliche Artikel aus den Bereichen Physik, Mathematik, Informatik, Quantitative Biologie, Statistik, Elektrotechnik und Systemwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaften. Da es sich um Vorabversionen handelt, haben die Publikationen in der Regel noch kein formales Peer-Review durchlaufen.

Sie können Preprints mit der name-based-search aus ArXiv automatisiert auf Ihre Pending-Liste übernehmen, indem Sie ArXiv als zusätzliche Datenquelle aktivieren (siehe ). Sollte der in ArXiv vorab veröffentlichte Artikel später in einem Journal veröffentlicht werden, wird Gutenberg Research Elements hierfür einen eigenen Publikationseintrag anlegen.

Eine Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie unter "FAQ - Wie erfasse ich Publikationen manuell?“

Beachten Sie bitte, dass ein Preprint unabhängig von der späteren Erscheinungsform (Buchbeitrag, Buch, Aufsatz etc.) immer als Typ Preprint erfasst werden sollte – ansonsten kann es später zu Dopplungen kommen.

Zudem ist immer die Angabe des jeweiligen Preprint-Servers erforderlich. Sollte das Preprint noch nicht online sein, kann Gutenberg Open Science dafür genutzt werden (https://openscience.ub.uni-mainz.de).

Bei manchen Publikationseinträgen werden einige Sonderzeichen nicht korrekt dargestellt und im Titel  XML-Tags angezeigt. Dies kann passieren, wenn Metadaten aus externen bibliographischen Datenquellen übernommen werden. Das hat sowohl Auswirkungen auf die Darstellung des Publikationseintrags in Gutenberg Research Elements, als auch auf die Darstellung im Discovery-Service und der Universitätsbibliographie. Durch das Anlegen eines manuellen Publikationseintrags mit Angabe des korrekten Titels können Sie diese fehlerhafte Darstellung beheben. Befolgen Sie hierfür folgende Schritte:

  1. Gehen Sie auf die Detailseite der Publikation, indem Sie auf den Titel klicken (Sie finden die Publikation unter „My Publications“).
  2. Am unteren rechten Rand des Bereichs der Datenquellen klicken Sie auf den Button mit einem großen „+“, um einen manuellen Eintrag der Publikation anzulegen.
  3. Sie können nun die bibliographischen Informationen des Eintrags bearbeiten.
  4. Ändern Sie den Titel der Publikation, sodass der fehlerhafte XML-Code verschwindet. Wenn Sie den vollständigen korrekten Titel nicht mehr wissen, finden Sie diesen entweder in einer anderen Datenquelle (im Datenquellenbereich aufgeführt) oder Sie suchen die Publikation beim jeweiligen Verlag (Klick auf die den ID-Link in der jeweiligen Datenquelle).
  5. Klicken Sie am unteren rechten Rand der Seite auf „save“. Es wird ein manueller Eintrag angelegt.
  6. Da der manuelle Eintrag allen anderen Datenquellen vorgezogen wird, erscheint nun auch der Titel der Detailseite des Publikationseintrags in der von Ihnen korrigierten Form.

 

Manuelle Eingabe und Import von Publikationseinträgen

 

Rufen Sie über das Dropdown-Menü “My Profile” → “My Work” → “Publications” ihre Publikationsliste auf. Mittels dem “+”-Symbol (“Add a new publication”) im oberen Bereich des Fensters auf der rechten Seite können Sie manuell ihre Publikation neu erfassen. Dort stehen Ihnen verschiedene Publikationstypen zur Auswahl zur Verfügung. Bei Zeitschriftenaufsätzen werden mit Hilfe der DOI einige Felder automatisch befüllt. Für Bücher und Buchbeiträge können Sie die ISBN verwenden, um nach Möglichkeit einige Felder automatisch befüllen zu lassen. Sollte das nicht der Fall sein, werden Sie mit ‚skip‘ zu einem Formular für manuelle Selbsteingabe weitergeleitet.

Um einen Lexikoneintrag in Gutenberg Research Elements zu erfassen, wählen Sie den Publikationstyp „Other“ aus. Im folgenden Fenster können Sie über das Listenfeld „Subtypes“ → „Lexicon entry“ Ihren Eintrag erfassen.

Es ist bei der Erfassung von Zeitschriftenartikeln in Gutenberg Research Elements möglich, verschiedene Typen von Autoren anzugeben. So kann in Gutenberg Research Elements erfasst werden, welcher Autor der „korrespondierende Autor“, der „Erstautor“ oder der „letzte Autor“ eines Artikels ist. Bei der Angabe des Autorenfelds befindet sich unter dem Namensfeld noch ein Auswahlfeld, in dem einer der drei Autorentypen angegeben werden kann. Es ist auch möglich, mehrere Autorentypen anzugeben, da ein Autor auch korrespondierender und erster oder letzter Autor eines Zeitschriftenartikels sein kann. Es ist zudem sinnvoll einem Autor mehrere Autorentypen hinzuzufügen und nicht mehrere Autorenfelder mit verschiedenen Autorentypen zu erstellen.

Wenn Sie eine Publikation manuell erfasst haben, erscheint unter "Data sources" rechts oben das Logo "unverified". Dies bedeutet, dass die erfassten Angaben zur Publikation so in das System übernommen und angezeigt werden, wie von Ihnen angegeben.

Der Button "unverified" erscheint, weil das System eine nachträgliche Nachbearbeitung ermöglicht. Im Unterschied zur ehemaligen Universitätsbibliographie ist jedoch keine nachträgliche bibliothekarische Bearbeitung oder Ergänzung der Publikationsdaten vorgesehen. Deshalb ist es wichtig, dass die Publikationsdaten möglichst vollständig von Ihnen erfasst werden.

Wählen Sie in Citavi das Projekt aus, welches Sie als Export im .bib-Format hochladen möchten. Zur Erstellung einer Exportdatei im gewünschten Format führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü "Datei" den Befehl "Exportieren → Exportieren..."
  2. Wählen Sie alle zu exportierenden Titel in diesem Projekt und klicken Sie anschließend auf "Weiter". Wählen Sie als Zielformat "BibTeX". Klicken Sie auf "Weiter".
  3. Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Speicherort für die zu exportierende BibTeX-Datei auszuwählen.
  4. Wählen Sie ggf. aus den weiteren Optionen für den BibTeX-Export..
  5. Klicken Sie auf "Fertigstellen". Citavi erstellt eine BibTeX-Datei im .bib-Format am gewünschten Ort. Die erstellte Datei können Sie dann wie auf dieser FAQ-Seite beschrieben im Gutenberg Research Elements hochladen.
  6. Alternativ können Sie die Datei auch über den Editor aufrufen, um sich die einzelnen Felder im .bib-Format anzeigen zu lassen. Per Rechtsklick auf die Datei → "Öffnen mit..." können Sie die Datei mit dem Editor öffnen und anschließend abspeichern.

Über das Dropdown-Menü “My Profile” → “My Work” → “Publications” gelangen Sie zu Ihrer Publikationsübersicht. Dort können Sie über das “+”-Symbol (“Add a new publication”) im oberen Bereich des Fensters rechts eine neue Publikation hinzufügen. In dem nun erscheinenden Interaktionsfeld wählen Sie nun unter “Select publication type” → “Book”. Ihren Eintrag aus Google Books können Sie nun mittels des Titels oder der ISBN suchen und weitere Informationen ergänzen. Um anschließend Ihren Status als Herausgeber:in des Werkes in Gutenberg Research Elements kenntlich zu machen, müssen Sie sowohl in der Sektion "Links" als auch bei den Metadaten in der Sektion "Data Sources" Informationen anpassen. Dazu führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Rufen Sie die Detailseite des Eintrags auf, nachdem Sie ihn Ihrer Publikationsliste hinzugefügt haben. Wählen Sie hierzu den gewünschten Titel des Eintrags aus, um die Objektdetailseite aufzurufen.
  2. Wählen Sie in der Sektion "Data Sources" die Option “Add manual record” aus und tragen Sie auf der folgenden Seite Ihren Namen unter “Editors” ein, um Ihn der Liste hinzuzufügen. Hier können Sie ggf. auch Ihren Namen aus der Liste der Autoren streichen, falls erforderlich.
  3. Nach Beendigung der Eingabe scrollen Sie zum Ende der Seite und speichern über die Schaltfläche „Save“ den Prozess ab. Anschließend sehen Sie die Änderungen auf der vorherigen Seite in der Rubrik „Data sources“.

Um den Status Herausgeber in der Sektion „Links“ kenntlich zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Scrollen Sie zur Sektion “Links” → “User” und klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“.
  2. Auf der folgenden Seite wählen Sie neben der Bezeichnung “Link Type” die Einstellung "Edited by" aus der Dropdown-Liste aus und klicken danach auf „Update“.
  3. Sie gelangen danach zur Detailseite des Eintrags zurück, wo der Status nun als „Edited by“ in der Sektion „Links“ gesetzt ist. 

 

Sie können jederzeit in Ihrem Account unter “My Profile” → “Settings” → “Name based Search” unter “Name based search terms” verschiedene Namensvariationen hinzufügen. So können Publikationen im System Ihrem Account zugeordnet werden, auch wenn Ihr Nutzername nicht mit dem Namen, der in der Publikation angegeben ist, übereinstimmen sollte.

Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuordnung der Publikationen nach dem Hinzufügen von Namensvarianten einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

  1. Rufen Sie im Dropdown-Menü unter “My Profile” → “My Work” → “Publications” Ihre Publikationen auf.
  2. Um die gewünschten Publikationen zum Workspace hinzuzufügen, klicken
    Sie auf das Drei-Punkt-Menü (“More”) oberhalb der Publikationsdaten rechts
    und wählen Sie “Add to Workspace”.
  3. Haben Sie die gewünschten Publikationen zum Workspace hinzugefügt, rufen Sie diesen auf, indem Sie im Dropdown-Menü unter “My Profile” → “Tools” → “Workspace” aufrufen.
  4. In der neuen Eingabemaske können Sie nun die gewünschten Publikationen
    auswählen.
  5. Um die Dubletten zusammenzufügen, klicken Sie auf “Join” im oberen Interaktionsfeld.

Hinweis: Es kann nach dem Zusammenfassen der Dubletten passieren, dass einer der
beiden Einträge im Workspace verbleibt und manuell entfernt werden muss. Hierzu wählen Sie zunächst die Publikationen aus, welche den Workspace verlassen sollen. Wählen Sie schließlich „Clear the workspace“ in der oberen Leiste aus, um sie zu entfernen.

Sie sollten nur Datensätze zusammenfügen, wenn es sich tatsächlich um eine Dublette
handelt. Dies können Sie anhand des Titels und weiterer gleicher Metadaten feststellen. Beim Zusammenfügen der doppelten Datensätze achten Sie bitte darauf, den richtigen Zieldatensatz auszuwählen. Dieser ist durch korrekte Datenbankangaben und Repository URL identifizierbar.
Fügen Sie zuerst den Zieldatensatz dem Workspacehinzu. Dies sollte auch beim Setzen des Häkchens beachtet werden, erst den Zieldatensatz auswählen, dann den Nichtzieldatensatz auswählen. Nach dem Zusammenfügen bereinigen Sie den Workspace, um Fehler beim nächsten Zusammenfügen zu vermeiden. Dokumentieren Sie vor dem Zusammenfügen wichtige Metadaten für beide Datensätze
(Elements-Datensatzkennung, die Repository-URL oder das Vorhandensein einer hochgeladenen Datei, die Beziehungen zu den Co-Autoren, die bevorzugte Datenquelle, den Sichtbarkeits- und den Favoritenstatus).

(Mit-)Herausgeberschaften für Serienwerke und Zeitschriften sind unter "Professional activities" unter der Rubrik "Editorship" angelegt. Die Kategorien folgen hier dem europäischen Standard für Forschungsinformationssysteme.

Beachten Sie, dass derzeit Angaben bezüglich Professional activities noch nicht auf WordPress-Listen übernommen werden können.

 

Zuordnung zu Organisationseinheiten

 

Die Publikationen der Wissenschaftler:innen werden entsprechend der bestehenden Organisationsstrukturen aus dem IdM (Identitätsmanagement) in Gutenberg Research Elements zunächst automatisch den jeweiligen Organisationseinheiten zugeordnet. Die Zuordnungen können nachträglich von Ihnen geändert werden.

Diese Informationen zu den Organisationseinheiten des IdMs werden in Gutenberg Research Elements nicht mit Personen, sondern mit Publikationen verknüpft. Sie dienen dazu, die Darstellung von Publikationslisten für Organisationseinheiten auf den vom ZDV gehosteten Homepages zu ermöglichen.

Damit Ihre Publikation auf der Publikationsliste Ihrer Organisationseinheit erscheint, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Publikation muss in Gutenberg Research Elements Ihrer Organisationseinheit zugeordnet sein.
  2. Die Publikation muss von Ihnen geclaimed sein.

Bei neu hinzukommenden Publikationen werden regelmäßig automatisch Links aus dem IdM hinzugefügt.

Sofern Korrekturen in Bezug auf Organisationseinheiten gewünscht sind, können Sie die Links löschen und neue anlegen. Diese bleiben auch nach Updates aus dem IdM stabil. Es können sowohl Organisationseinheiten entfernt als auch hinzugefügt werden.

Um neue Organisationseinheiten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Klicken Sie auf die entsprechende Publikation. In der Detailansicht finden Sie auf der rechten Seite den Kasten „Relationships“. Klicken Sie nun auf „Create new“ und wählen Sie “Organisational Structure” aus.
  2. Auf der folgenden Seite wählen Sie im rechten Bereich unter “Organisational structures” → “Linked to” die Option “Anyone” aus, um Ergebnisse zu erhalten. Zudem können Sie unter “Name” den Namen der gesuchten Organisationseinheit eingeben. 

Um Organisationseinheiten zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Klicken Sie auf die entsprechende Publikation. In der Detailansicht unter “Links” finden Sie die bereits verknüpften Organisationseinheiten.  
  2. Falls Sie eine Organisationseinheit entfernen möchten, klicken Sie auf das rote “x”-Symbol und bestätigen Sie dies mit “OK”.