FAQ – Publikationserfassung

Informationen zu Publikationen können automatisiert über verschiedene Schnittstellen zu externen bibliografischen Datenbanken, z.B. Web of Science, Europe PubMed Central, MLA, ORCID, etc. in Gutenberg Research Elements integriert werden. Darüber hinaus werden die Informationen aus der ehemaligen Hochschulbibliographie sowie den Repositorien der JGU übernommen. Zusätzlich haben Forschende die Möglichkeit, Publikationsangaben anhand von Eingabemasken selbst in das System einzugetragen oder Daten aus Literaturverwaltungsprogrammen (Bibtex, Endnote) zu importieren.

Das System führt eine namensbezogene Suche in den externen bibliografischen Datenbanken durch, um eine persönliche Vorschlagsliste (Pending List) zu erstellen. Hierfür müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

1. Namenangaben bearbeiten: Unter ‚My Account → Name-based search‘ finden Sie die entsprechende Einstellungsmaske. Ihr Name wird bei den Sucheinstellungen automatisch gesetzt (in der Regel durch Nachname, Vorname). Sie können die Suchkriterien erweitern, indem Sie Namensvariationen (z.B. Nachname, Initialen) oder Adressoptionen (z.B. Mainz) über die + und x Symbole vergeben und Ihre Optionen anschließend mit ‚save‘ speichern. Eine Einschränkung über die Adressoption erweist sich als besonders hilfreich, wenn über Ihren Namen viele Einträge in den bibliografischen Datenbanken gefunden werden, die nicht zu Ihrer Person gehören.
2. Datenbanken auswählen: Unter ‚My Account → Name-based search‘ finden Sie die entsprechende Einstellungsmaske, wo Sie durch Anklicken von ‚Search by name‘ einen Haken bei der gewünschten externen Datenbank setzen und Ihre Einstellungen mit ‚save‘ speichern können.

Gutenberg Research Elements fügt über eine automatische Synchronisierung die Publikationen aus der Universitätsbibliographie, bei denen Sie als Autor/in aufgeführt sind, ihrer Pending List hinzu, ohne, dass sie manuelle Suchläufe starten müssen. Danach müssen Sie diese Publikationen lediglich noch über die "Claim as mine"-Funktion auf der Pending List Ihrer Publikationsliste hinzufügen.

Für alle Publikationen, bei denen Sie als Herausgeber/in aufgeführt sind, müssen Sie die betreffenden Publikationen manuell Ihrer Liste hinzufügen:

1. Suchen Sie die betreffenden Publikationseinträge, indem Sie unter "Menu → Explore → System Search" den Titel in das Suchfeld eingeben.
   
2. Rufen Sie die Detailseite des Eintrags auf und scrollen Sie nach unten bis zur Sektion "Links".
3. Dort tragen Sie in das Namensfeld Ihren Namen ein. Darunter erscheinen zwei Dropdown-Felder mit "Name" und "Relationship".
4. Stellen Sie sicher, dass in dem ersten Feld Ihr Name steht und wählen Sie anschließend im zweiten Feld "Editor of" aus. Danach klicken Sie auf das Plus-Zeichen rechts, um den Vorgang abzuschließen.

Für den Fall, dass Sie eine bestimmte Publikation aus der Universitätsbibliographie suchen, so wählen Sie bitte die Option "Menu → Explore → System Search" und geben dort den Titel der Publikation ein. Eine Suche über eine Publikations-ID unter "My Account → Name-based search" ist für Einträge aus der Universitätsbibliographie nicht vorgesehen.

Sobald Sie die Publikationssuche in den ausgewählten Datenbanken über ‚Run my searches‘ gestartet haben oder ein automatisiertes Update durchgeführt wurde, erscheinen die gefundenen Publikationen auf Ihrer Vorschlagsliste (‚Pending List‘). Mit dem grünen Haken können Sie einzelne Publikationen als Ihre eigene Publikation bestätigen (claim) oder mit dem roten Kreuz ablehnen (reject). Publikationen, die bestätigt wurden, wandern in die ‚Mine-Liste‘. Abgelehnte Publikationen erscheinen später in der ‚Not-mine-Liste‘ und werden Ihnen bei einem erneuten Suchdurchlauf nicht mehr vorgeschlagen.

Mit Hilfe der Vorschlagsliste können Sie Publikationen, die auf Basis der namensbasierten Sucheinstellungen Ihrer Person zugeordnet wurden, annehmen (claim) oder ablehnen (reject). Daraufhin wandern die Publikationen entweder auf Ihre ‚Mine-Liste‘ oder auf Ihre ‚Not-Mine-Liste‘. Es besteht die Möglichkeit, Ihre Vorschlagsliste zu bereinigen, sollten Ihnen aufgrund der namensbasierten Sucheinstellungen viele Publikationen angezeigt werden, die nicht zu Ihrer Person gehören. Publikationen, die bereits im System aus anderen Datenbanken gefunden wurden, erscheinen jedoch immer wieder automatisch auf Ihrer Liste. Hierzu nutzen Sie die Möglichkeit der Verschiebung auf die ‚Not-Mine-Liste‘, um die Publikationen bei einer erneuten Suche nicht wieder anzeigen zu lassen.

Um die bibliografischen Daten einzelner Publikationen entsprechend Ihrem persönlichen Bedarf anzupassen, können Sie diese editieren. Rufen Sie hierzu Ihre Publikationsliste auf und klicken Sie auf den betreffenden Titel. In den unter „Data Sources" angezeigten Eintrag finden Sie rechts den Button „edit record". Die von Ihnen angepassten Einträge werden gespeichert und nicht durch Updates oder Änderungen anderer Nutzer überschrieben.

Wenn Sie bei Ihren Einstellungen eine eindeutige Forscher-ID eintragen, kann das System die Vorschlagsliste überspringen und Ihrem Profil automatisiert Publikationen zuordnen. Hierfür müssen Sie folgende Einstellung vornehmen:

Unter ‚My Account → Automatic claiming‘ werden Ihnen Autoren-IDs (z.B. ORCID, ResearcherID, Scopus ID, E-Mailadressen) vorschlagen, die auf Ihren namensbasierten Sucheinstellungen basieren. Nachdem Sie Ihre IDs akzeptiert haben, wird Elements automatisch in den externen bibliografischen Datenbanken die zu Ihren Forscher-IDs passenden Publikationen identifizieren und in Ihre ‚Mine-Liste‘ übertragen. Voraussetzung ist, dass den Publikationen in den Datenbanken eine Forscher-ID zugeordnet ist.

Die ORCID ist ein eindeutiger digitaler Identifier für Forschende (Forscher-ID), mit dem Sie fehlerhafte Zuordnungen von Publikationen bei Namensgleichheiten vermeiden können. Eine ORCID erhalten Sie, indem Sie sich unter https://orcid.org/ registrieren. Bei ORCID können Sie auch ein persönliches Forscherprofil veröffentlichen und Ihre Publikationsliste hinterlegen.

Sobald vorhanden, kann die ORCID für die Suche in externen bibliografischen Datenbanken herangezogen werden, siehe hierzu auch die Frage „Kann ich die Vorschlagsliste (Pending list) überspringen und Publikationen aus externen bibliografischen Datenbanken automatisch claimen?"

Zusätzlich werden Ihre bei ORCID unter „Works" erfassten Publikationsdaten als sekundäre Datenquelle genutzt. Das bedeutet: Einträge, die Sie in Ihrer Publikationsliste in ORCID mit einem DOI erfasst haben, werden automatisch auf Ihre ‚Mine-Liste‘ übernommen. Dies gilt allerdings nur für Einträge, deren DOI in einer der externen bibliografischen Datenbanken gefunden werden. Bleibt die Suche nach einem bei ORCID hinterlegten DOI-Eintrag in den externen bibliografischen Datenbanken ergebnislos, findet keine automatische Zuordnung dieser Publikation auf Ihre ‚Mine-Liste‘ statt.

Es finden regelmäßige Updates statt, die dafür sorgen, dass die bereits integrierten Informationen aus externen bibliografischen Datenbanken automatisch aktualisiert werden. Der genaue Zeitpunkt kann je nach Datenbank variieren. Sollten Sie nach einigen Wochen immer noch feststellen, dass neue Einträge in der externen Datenquelle nicht gefunden werden oder ein bereits zugeordneter Eintrag von den Informationen in der Primärdatenbank abweicht, können Sie uns gerne kontaktieren.

Über den Menüreiter ‚Manage → Publications → Add a new publication‘ können Sie verschiedene Publikationstypen manuell erfassen. Bei Zeitschriftenaufsätzen werden Ihnen mit Hilfe der DOI einige Felder automatisch befüllt. Für Bücher und Buchbeiträge können Sie die ISBN verwenden, um nach Möglichkeit einige Felder automatisch befüllen zu lassen. Sollte das nicht der Fall sein, werden Sie mit ‚skip‘ zu einem Formular für manuelle Selbsteingabe weitergeleitet.

Über den Menüreiter ‚Manage → Publications → Import‘ können Sie bibliografische Daten zu einer neuen Publikation im BibTeX.Format (*.bib) oder im RIS-Format (*.ris) hochladen. Diese können z.B. aus einer externen Datenbank oder auch aus den Literaturverwaltungsprogrammen Citavi oder Endnote exportiert werden. Nach Auswahl und Upload der Importdatei können Sie unter „Records to import" eine Vorschau aufrufen und für jeden Titel entscheiden, wie Sie mit diesem Eintrag weiter verfahren möchten.

Wählen Sie in Citavi das Projekt aus, welches Sie als Export im .bib-Format hochladen möchten. Zur Erstellung einer Exportdatei im gewünschten Format führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü "Datei" den Befehl "Exportieren → Exportieren..."
2. Wählen Sie alle zu exportierenden Titel in diesem Projekt und klicken Sie anschließend auf "Weiter". Wählen Sie als Zielformat "BibTeX". Klicken Sie auf "Weiter".
3. Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Speicherort für die zu exportierende BibTeX-Datei auszuwählen.
4. Wählen Sie ggf. aus den weiteren Optionen für den BibTeX-Export..
5. Klicken Sie auf "Fertigstellen". Citavi erstellt eine BibTeX-Datei im .bib-Format am gewünschten Ort. Die erstellte Datei können Sie dann wie auf dieser FAQ-Seite beschrieben im Gutenberg Research Elements hochladen.
   
6. Alternativ können Sie die Datei auch über den Editor aufrufen, um sich die einzelnen Felder im .bib-Format anzeigen zu lassen. Per Rechtsklick auf die Datei → "Öffnen mit..." können Sie die Datei mit dem Editor öffnen und anschließend abspeichern.

Über den Menüreiter “Manage → Publications“ gelangen Sie zu Ihrer Publikationsübersicht. Dort können Sie über die Schaltfläche “Add a new publicaition → Add a new book“ einen Eintrag aus Google Books entweder durch den Titel oder eine ISBN hinzufügen sowie weitere Informationen ergänzen. Um anschließend Ihren Status als Herausgeber des Werks im FIS kenntlich zu machen, müssen Sie sowohl in der Sektion "Links" als auch bei den Metadaten in der Sektion "Data Sources" Informationen anpassen. Dazu führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

1. Rufen Sie die Detailseite des Eintrags auf, nachdem Sie ihn Ihrer Publikationsliste hinzugefügt haben. Klicken Sie dazu ggf. auf den Titel des Eintrags, um die detaillierte Ansicht aufzurufen.
2. Wählen Sie in der Sektion "Data Sources" die Schaltfläche “Add manual record” aus und tragen Sie auf der folgenden Seite Ihren Namen unter Editors ein, um Ihn der Liste hinzuzufügen. Hier können Sie ggf. auch Ihren Namen aus der Liste der Autoren streichen, falls erforderlich.
3. Nach Beendigung der Eingabe scrollen Sie zum Ende der Seite und speichern über die Schaltfläche „Save“ den Prozess ab. Anschließend sehen Sie die Änderungen auf der vorherigen Seite in der Rubrik „Data sources“.

Um den Status Herausgeber in der Sektion „Links“ kenntlich zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Scrollen Sie zur Sektion “Links” und klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Edit“.
2. Auf der folgenden Seite wählen Sie neben der Bezeichnung “Link Type” die Einstellung "Edited by" aus der Dropdown-Liste aus und klicken danach auf „Update“.
3. Sie gelangen danach zur Detailseite des Eintrags zurück, wo der Status nun als „Edited by“ in der Sektion „Links“ gesetzt sein sollte. Hiermit haben Sie die Übernahme des Eintrags aus Google Books als Herausgeber abgeschlossen.

Sollten Sie nach dem Abschluss Ihrer persönlichen Sucheinstellungen keine Publikationen auf Ihrer Pending-Liste vorfinden, so kontaktieren Sie bitte den Support über folgendes Funktionspostfach und schildern Sie Ihr Anliegen: researchelements@uni-mainz.de