FAQ – Datenexport, Einbindung von Publikationslisten auf Webseiten und Universitätsbibliographie

Es ist Nutzern von Gutenberg Research Elements möglich, die eigene Publikationliste als BibTex, RIS-, PDF-, Word- oder Excel-Datei zu exportieren. Befolgen Sie hierfür folgende Schritte:

Wählen Sie im Drop-Down-Menü My Profile > My Work > Publications. Hierbei gibt es folgendes zu beachten:

1. Sie können einstellen, wie viele Einträge auf Seite angezeigt werden. Hier sind 10, 25, 50 oder 100 Einträge möglich. Ebenso können Sie die Publikationen auswählen und in einem Feld neben dem Eintrag einen Haken setzen, um diese Publikation zu exportieren. Klicken Sie anschließend oberhalb Ihrer Publikationsliste auf den links lokalisierten Button mit der Aufschrift „Export“.
2. Sie können auch über ein Kästchen neben dem „Export-Button“ alle Publikationen auswählen. Hier werden jedoch nur die Publikationen ausgewählt, die auf der Seite angezeigt werden, je nachdem welche Anzahl Sie ausgewählt haben. Möchten Sie Ihre vollständige Publikationsliste exportieren setzen Sie allerdings keine Haken neben den Einträgen und drücken auf „Export“.

Nein, dies ist leider nicht möglich. Allerdings können Sie die Publikationslisten in Gutenberg Research Elements in Ihren ORCID-Account via BibTeX importieren:

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü unter “My Profile” → “My work” auf “Publications”. Ihre Publikationen werden im folgenden Fenster angezeigt. Klicken Sie auf Export und entfernen Sie den Haken bei “Export selected items only”. Wählen Sie dann die Option “BibTeX” und speichern Sie die Datei.
2. Loggen Sie sich in Ihrem ORCID-Account ein. Auf Ihrer Startseite sehen Sie nun eine
   Übersicht. Im Feld „Works“ wählen Sie nun „+ Add Works“ aus. Wählen Sie „Import BibTeX“.
3. Klicken Sie auf „Choose File“, um das Dateimenü zu öffnen und wählen Sie die BibTeX-Datei
   (.bib) aus. Nun erscheinen Ihre Publikationen in einer Liste. Klicken Sie im oberen Teil
   auf „save all“, um alle Publikationen zu speichern.

Falls Sie nur einzelne Publikationen nach ORCID transferieren wollen, klicken Sie auf das Disk-Symbol neben den gewünschten Publikationen, um diese zu speichern.

Loggen Sie sich in Ihrem ORCID-Account ein.

1. Auf Ihrer Startseite sehen Sie nun eine Übersicht und im Feld „Works“ wählen Sie nun „+ Add Works“.
2. Wählen Sie „Import BibTeX“. Klicken Sie auf „Choose File“, um das Dateimenü zu öffnen und wählen Sie die BibTeX-Datei (.bib) aus. Nun erscheinen Ihre Publikationen in einer Liste und klicken Sie im oberen Teil auf „save all“, um alle Publikationen zu speichern. Falls Sie nur einzelne Publikationen nach ORCID transferieren wollen, klicken Sie indes auf das Disk-Symbol neben den gewünschten Publikationen, um diese zu speichern.

Wenn Sie den Deposit-Button bei Ihren Publikationen anklicken, wird Ihnen in einer Info-Box der Volltext-Status der jeweiligen Publikation angezeigt, d. h. die Information, ob aktuell schon ein Volltext in unserem Repositorium OPENSCIENCE.UB oder in der ehemaligen Universitätsbibliographie METADATA.UB hinterlegt ist. 

Zu einem späteren Zeitpunkt wird es möglich sein, bestimmte Publikationstypen wie z.B. Zeitschriftenaufsätze direkt aus Gutenberg Research Elements in das Repositorium Gutenberg Open Science hochzuladen. Da dies derzeit noch nicht möglich ist, wird in der Info-Box die Meldung „…cannot be deposited to this repository“ angezeigt. Wir arbeiten jedoch daran, Ihnen diese Funktion bald zur Verfügung zu stellen.

Momentan können sämtliche Publikationen aus Gutenberg Research Elements auf den Webseiten der JGU dargestellt werden.

Projekte, Grants, Equipment und professional activities können zurzeit leider noch nicht dargestellt werden. Wir bitten an dieser Stelle um Entschuldigung und informieren weiter, sobald die Funktionalität für Sie zur Verfügung steht.

Mit Hilfe des neuen WordPress-Plugins für die Webseiten an der Universität können Sie Ihre auf Gutenberg Research Elements erstellte und gepflegte Publikationsliste automatisiert auf Ihrer Homepage anzeigen lassen. Mit der Aktivierung des Plugins verbinden Sie den Vorteil des geringen Erfassungs- und Pflegeaufwandes für Publikationsdaten in Gutenberg Research Elements mit dem Vorteil einer standardisierten, öffentlichen Darstellung Ihrer Publikationsliste. Eine Mehrfacherfassung von Publikationsdaten in unterschiedlichen Systemen wird überflüssig.

Zusätzlich zu persönlichen Publikationslisten können auch Listen für ganze Organisationseinheiten und für frei wählbare Kennzeichen (Tags) erzeugt werden.

Außerdem sind verschiedene Sortierungen der Listen wählbar.

Über Einzelheiten hierzu informiert die Anleitung zur Nutzung des Plugins.

Sollten weitere Fragen bestehen, erreichen Sie unseren Support unter der E-Mail-Adresse researchelements@uni-mainz.de.

Für jede Publikation kann es in der Auflistung unter „(Data) Sources“ mehrere Einträge (records) geben, die aus unterschiedlichen Datenquellen stammen. Zusätzlich kann es einen manuellen Eintrag geben, den Sie durch Nachbearbeitung eines aus einer externen Datenquelle übernommenen Eintrags angelegt haben.

Sie können jeden dieser Einträge als präferierten Eintrag festlegen – hierfür markieren Sie die jeweilige Publikation indem sie den nebenstehenden Button „Set as preferred record“ anklicken. Dieser präferierte Eintrag wird Ihnen dann in Ihrer Publikationsliste in Gutenberg Research Elements angezeigt und in Ihre WordPress-Liste übernommen.

Die Universitätsbibliographie ist ein öffentlich zugängliches Suchsystem für die Publikationen der Wissenschaftler:innen an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. Sie verzeichnet - im Gegensatz zu fachspezifischen Datenbanken - das Publikationsaufkommen an der JGU aus einer institutionellen Perspektive.

Die in der Bibliographie erfassten Daten werden aus dem Forschungsinformationssystem (FIS) Gutenberg Research Elements importiert. Gutenberg Research Elements enthält auch alle Daten der ehemaligen Universitätsbibliographie und von Gutenberg Open Science, dem Open-Access-Repositorium der JGU.

Aufgrund dieser Verzahnung sind Umfang und Vollständigkeit der verzeichneten Daten in der Universitätsbibliographie unmittelbar an die Nutzung von Gutenberg Research Elements gekoppelt. Autor:innen, die ihre Publikationen in der Universitätsbibliographie dargestellt sehen möchten, können dies über die Erfassung ihrer Daten in Gutenberg Research Elements erreichen. Für die Suche ist zu beachten, dass nur Publikationen, welche in Research Elements enthalten sind, in der Universitätsbibliographie gefunden werden können.

Ihre Publikation erscheint erst in der Universitätsbibliographie, sobald sie in Gutenberg Research Elements von Ihnen „geclaimt“ wurde. Dies können Sie in folgenden Schritten prüfen:

1. Melden Sie sich bitte unter https://researchelements.uni-mainz.de/ an.
2. Wählen Sie im Menübereich „My Profile“→ „My Work“ → „Publications“. Sie können nun unter „Pending“ die noch nicht „geclaimten“ Publikationen einsehen.
3. Im rechten Bereich können Sie die gewünschte Publikation über Titel oder weitere Filtermöglichkeiten suchen.

Wenn Sie Ihre Publikation gefunden haben, klicken Sie auf „Claim“. Nun haben Sie die Publikation für Ihre Publikationsliste akzeptiert und sie ist am Folgetag auch in der Universitätsbibliographie sichtbar. Ausführliche Informationen zur Publikationserfassung in Gutenberg Research Elements finden Sie in den FAQs zu Gutenberg Research Elements und in der Handreichung.

Sie können im Suchschlitz im oberen Bereich der Website eine Freitextsuche starten. Die Suche des Systems erfolgt jeweils in allen Feldern eines Datensatzes.

Auf der linken Seite haben Sie zudem die Möglichkeit, diese Freitextsuche mit Hilfe von Facetten einzuschränken. Die Anzahl der in der jeweiligen Facette vorhandenen Publikationen wird jeweils in () angezeigt.

In der Facette „Kategorie“ können Sie zunächst vorauswählen, in welchen der in der Universitätsbibliographie verzeichneten Objekten gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen Publikationen und Organisationseinheiten. Die darunter aufgelisteten Facetten werden dann dieser Vorauswahl angepasst und können zur Einschränkung des Suchergebnisses genutzt werden.

Mehrere Facetten können durch Auswahl auch Schritt für Schritt kombiniert werden. Wenn Sie eine oder mehrere gewünschte Sucheinschränkungen gewählt haben, wird Ihnen im rechten Bildschirmbereich jeweils die Ergebnismenge angezeigt. Mit Eingabe von Suchbegriffen in die Eingabeleiste können Sie in dieser Ergebnismenge nun weitersuchen. Sie können auch einzelne Beschränkungen wieder aufheben, zusätzliche Facetten wählen oder neu anfangen.

Unter „Suchverlauf“ im oberen Bereich rechts können Sie vergangene Suchen in dieser Session abrufen sowie Ihren Suchverlauf löschen.

Mit Vorauswahl der Kategorie “Publikationen“ durchsuchen Sie im Suchschlitz alle Publikationseinträge der Universitätsbibliographie. Um das Suchergebnis weiter einzuschränken, haben Sie folgende Facetten zur Verfügung:

• Publikationsart: Hier können Sie zwischen verschiedenen Publikationstypen wie z.B. „Book“ oder „Journal article“ wählen.
• Autor: Hier können Sie Ihr Suchergebnis anhand einer Auflistung aller in den bibliographischen Daten enthaltenen Autor:innennamen einschränken.
• Veröffentlichungsjahr: Hier können Sie mit dem Schiebeschalter das gesuchte Veröffentlichungsjahr oder den gesuchten Veröffentlichungszeitraum einstellen.
• Organisationseinheit: Hier wird das Suchergebnis auf die Publikationen der aufgelisteten Organisationseinheiten eingeschränkt. Publikationen von nachgeordneten Organisationseinheiten sind dabei im Suchergebnis der übergeordneten Organisationseinheiten enthalten. Beispielsweise enthält die Liste des FB 08 Physik, Mathematik, Informatik alle Publikationen des Instituts für Kernphysik.
• Datenquelle: Hier lässt sich das Suchergebnisse auf einzelne der Datenquellen von Gutenberg Research Elements einschränken.

Mit Vorauswahl “Organisationseinheit“ in der Facette „Kategorie“ durchsuchen Sie im Suchschlitz alle Publikationslisten für Organisationseinheiten. Um das Suchergebnis weiter einzuschränken, können Sie in der Facette „Organisationseinheit“ die Gesamtliste der zum Suchbegriff passenden Organisationseinheiten mit einer Auswahlliste weiter einschränken.

Auf der Übersichtsseite der jeweiligen Organisationseinheit sind unter „Umfasst“ die Publikationslisten der nachgeordneten Organisationseinheiten und unter „ist Teil von“ die Publikationslisten der überordneten Organisationseinheiten verlinkt.